“El SISTEMA NO FUNCIONA”

En Puerto Rico, numerosas empresas se enfrentan a un desafío común: el cobro de facturas al Gobierno.

¿Te has enfrentado alguna vez a la frustración de ver cómo tus facturas dirigidas al Gobierno de Puerto Rico quedan sin pagar durante largos períodos, afectando tu flujo de efectivo y obstaculizando el crecimiento de tu empresa?

• Las devoluciones constantes de facturas,
• Lafalta de claridad en los motivos de los retrasos en los pagos
• El estrés financiero que genera tener cuentas pendientes facturas por muchos meses
• Procesos Burocráticos Extensos

Cada uno de estos desafíos y problemas no solo impactan en el flujo de efectivo, sino que también generan estrés financiero, afectan las operaciones comerciales y desperdician recursos valiosos.

¡Pero no estás solo!

Descubre cómo superar estas barreras y optimizar tu proceso de cobro gubernamental con estrategias efectivas y soluciones prácticas diseñadas para empresas como la tuya.

Convierte la incertidumbre en resultados tangibles y recupera el control sobre tus cobros.

Ejemplos de Suplidores|Proveedores

1. Servicios de Limpieza y Mantenimiento
   
2. Servicios de Seguridad
3. Servicios de Comunicaciones
4. Servicios Profesionales
5. Servicios de telecomunicaciones
6. Compra de equipos
7. Compra de materiales
8. Compra de mobiliario

REGLA GENERAL

Cada suplidor|proveedor que quiera entrar en una relación contractual o negocio con el Gobierno de Puerto Rico se registra en la plataforma o medio disponible dispuesto por la Administración de Servicios Generales para constar el el Registro Único de Licitadores o Registro Único de Proveedores.

Este proceso ha permitido una uniformidad en los requisitos de certificaciones gubernamentales exigidas al momento de contratar con el Gobierno.

¿Cómo facturarle al Gobierno de Puerto Rico?

1. Familiarizate con las cartas circulares de las agencias gubernamentales a cargo del presupuesto, fondos públicos, contratos y procesos de compra.
   
1. Oficina de Gerencia y Presupuesto
   
2. Departamento de Hacienda
3. Oficina del Contralor
4. Administración de Servicios Generales.
2. Para cada suplidor del Gobierno de Puerto Rico se observan detalles particuales que deben tener las facturas, antes de que estas se autoricen para pago. Conoce cómo el Gobierno interviene las facturas remitidas específicas a tu empresa.
   
3. Aquellos suplidores que proveen algún servicio, al momento de facturar, confirma que el contrato otorgado para el servicio, esté vigente y no se haya excedido de la cuantía.
4. Aquellos suplidores que proveen productos al Gobierno de Puerto Rico, confirma que existe una orden de compra para el producto, que la misma aún esta activa, el conduce de los productos y hoja de recibo tienen la misma información.

Detalle importantes a revisarse antes de remitir una factura:

1. Remitir la factura al segundo día del mes siguiente al servicio. En caso de suplidores de productos, remitir la factura al momento de entrega o al segundo día del mes siguiente a la entrega del/los producto(s). Como regla general, las facturas se entregarán en o antes del día diez (10) del siguiente mes que el servicio se realizó o el producto fue entrgado, luego de ser registradas en el sistema financiero que determine el departamento de Hacienda. Cada suplidor confirmará y se mantendrá actualizado en torno al modo de presentar sus respectivas facturas.
   
2. El presupuesto del Gobierno de Puerto Rico es desde el 1 de julio al 30 de junio de cada año. Este detalle no se observa con frecuencia y muchas facturas son remitidas fuera del periodo presupuestario que se brindó el servicio. El resultado es que no son procesables inmediatamente y recaen como deuda de años anteriores.
3. Toda factura deberá incluir el nombre y dirección del proveedor, así como la fecha y número de factura. También deberá incluir la fecha y número del Contrato o de la Orden de Compra, cuando aplique.
4. Mirar las condiciones del contrato y verificar si se requiere una hoja de servicios realizados.
5. Siempre actualizar quien es la persona contacto que autoriza las facturas, o sea, quién autoriza el contrato, sea la persona a cargo de una oficina o proyecto, quién certifica que el trabajo este correcto para aprobación de pago.
6. Confirmar los contactos en la Oficina de Finanzas. Siempre actualiza esta información.
7. Los suplidores, empleados y demás entidades públicas y privadas o individuos se les emite pago por transferencia electrónica al estar registrados en el portal electrónico de Registro de Pago Electrónico para Suplidores. (https:arra.hacienda.pr.gov/suplidoresweb/). El Sistema no permite el registro de facturas con fechas futuras.
8. Las agencias de Gobierno, al otorgar contratos de servicios de publicidad, comunicaciones y otros relacionados, se asegurarán que los mismos cumplan con las disposiciones de la Ley Núm. 103 antes citada y con cualquier otra ley, reglamento o disposición administrativa que sea aplicable.
9. Mantener la información de cuentas actualizadas en el sistema del Departamento de Hacienda. El Suplidor que recibió el rechazo del pago electrónico actualizará o correjirá la información de su cuenta bancaria a través de la página de Internet del Departamento de Hacienda en la siguiente dirección: https://arra.hacienda.gobierno.pr/suplidoresweb/.
10. Las facturas correspondientes a contratos por servicios profesionales y consultivos, deberán estar certificadas por la persona que presta el servicio y por el director del área que recibió el servicio.
11. Cada factura deberá incluir una certificación por los servicios realizados o productos entregados. Ejemplo:

“Bajo pena de nulidad absoluta cértifico que ningún servidor público del [Nombre de la Agencia o Instrumentalidad Gubernamental] es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios del contrato objeto de esta factura y de ser parte o tener interés en las ganancias o beneficios ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes o servicios objeto del contrato ha sido el pago acordado con los representantes autorizados, los productos han sido entregados (los servicios prestados) y no han sido pagados.”

Progreso de las facturas presentadas en el sistema del Departamento de Hacienda:

Sometida – La factura fue sometida correctamente a la agencia correspondiente. La agencia se encuentra en el proceso de recibir la factura física para entrarla al sistema.

o

Vouchered – La factura física fue recibida en la agencia y se le generó un comprobante de pago.

o

Cancelada – La factura fue cancelada.

o

Pendiente de Cancelación – La factura fue cancelada por el Suplidor y está en espera de que la agencia confirme si pudo cancelarla.

https://apps2.hacienda.pr.gov/registrofacturassuplidores/Downloads/Manual-ES.pdf

Nota Importante:

Una factura por productos o equipos entregados a una agencia o instrumentalidad del Gobierno de Puerto Rico se necesita un informe de recibo, la factura original y certificada y copia de orden de compra.

Las facturas por servicios realizados se requiere la factura certificada, un informe de labor realizada detallada del servicio según establecido en el contrato y entrega de la factura. Suena ilógico incluir “entrega de factura”. Lo importante de esta frase es que cada suplidor establezca un calendario específico para la entrega de las facturas, según los términos del contrato de servicio.

Es crucial para los proveedores mantenerse informados y al tanto de las publicaciones oficiales del Gobierno de Puerto Rico que incluyen órdenes administrativas, reglamentos, cartas circulares y boletines informativos. Estos documentos contienen información vital que afecta directamente las transacciones comerciales y los procesos de facturación.

Mantenerse actualizado con estos enlaces gubernamentales proporciona una comprensión detallada de las políticas, normativas y actualizaciones relevantes, permitiendo a los proveedores adaptarse a los cambios, cumplir con los requisitos legales y optimizar sus estrategias de facturación para asegurar un proceso más efectivo y eficiente con el Gobierno de Puerto Rico.

Con un enfoque práctico y orientado a resultados concretos, nuestra mayor aspiración es que esta guía sea un recurso informativo y un mapa detallado que aclare los desafíos habituales en los procesos de facturación y cobro al Gobierno de Puerto Rico.

Queremos brindarte herramientas prácticas y estrategias probadas que te permitan sortear obstáculos, comprender las complejidades y optimizar tus gestiones financieras con el gobierno.

Esta guía representa nuestro compromiso de proporcionarte información valiosa y accionable que te guíe hacia una gestión más eficiente y exitosa en tus trámites con entidades gubernamentales. Si buscas claridad y soluciones efectivas, esta guía es solo el comienzo de cómo ALL Consulting LLC puede ayudarte a alcanzar tus objetivos.

info@allconsultingllc.net

REFERENCIAS:

Oficina de Gerencia y Presupuesto

https://ogp.pr.gov/Memorandos_CartasCirculares

Departamento de Hacienda

https://hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones (Contabilidad Central)

Oficina del Contralor

https://www.ocpr.gov.pr/cartas-circulares-2023-2024/

Administración de Servicios Generales (ASG) (https://www.asg.pr.gov/publicacionesreglamentos)

1. Boletines Informativos: BI-2022-02: Aprobación Reglamentos RUL y RUP
   
2. Boletines Informativos: BI-2022-06: Fecha Límite para Solicitar Cualquier Método de Licitación.
   
3. Boletines Informativos: BI-2021-03-RUP: Certificaci6n Unica del Registro Único de Proveedores de Servicios Profesionales (RUP)
   
4. Boletines Informativos: CONTRATOS Y ÓRDENES DE COMPRA BAJO EL CONTRATO DE SELECCIÓN MÚLTIPLE (al que le aplicable a cada suplidor)
   
5. Cartas Circulares: 2021-03: Procedimiento Especial de Compras Excepcionales de Emergencia o Desastres
   
6. Ordenes Administrativas: OA-2021-05: Establecer el tipo de negocio Agricultor Participante al RUL
   
7. Ordenes Administrativas: OA-2023-04: Exención del Pago de la Primera Inscripción en el RUL a los Microempresarios.